《檔案檢查工作辦法》解讀

為貫徹落實新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）監督檢查專章要求，統籌規范檔案檢查工作，推動檔案工作有效服務國家治理體系和治理能力現代化，國家檔案局根據《檔案法》及其實施辦法等法律法規，并在嚴格遵循有關督查檢查考核工作要求基礎上，制定了《檔案檢查工作辦法》（以下簡稱《辦法》）。《辦法》共七章三十條，自2021年1月1日起施行。

基本思路

《辦法》的制定工作自2018?年10月啟動，按照“科學規范檢查工作、嚴格約束檢查行為、合理規劃各級權責、有效推動業務進步”的思路開展。

1.科學規范檢查工作

監督檢查是檔案主管部門履行檔案管理職責的重要方式，是新修訂的《檔案法》中重點修訂加強的內容之一。《辦法》在制定過程中，注意與新修訂的《檔案法》監督檢查專章進行銜接，規定了各級檔案主管部門的工作職責、檢查內容和方式，確定了檔案檢查的對象和內容，明確了檢查工作的組織實施、督促整改、責任追究等程序要求，為依法開展檔案監督檢查工作提供了制度依據。

2.嚴格約束檢查行為

《辦法》嚴格遵循《關于統籌規范督查檢查考核工作的通知》《關于持續解決困擾基層的形式主義問題為決勝全面建成小康社會提供堅強作風保證的通知》等要求，強調按照分級負責原則開展檔案檢查，確需組織開展本行政區域內檔案檢查的，應當嚴格按照相關規定執行年度計劃和審批報備制度。要求嚴格限制檢查對象和檢查頻次，充分運用信息化手段提高檢查效率和質量，減輕受檢單位工作負擔，與監督檢查考核工作、解決基層形式主義問題的要求保持一致。

3.合理規劃各級權責

《辦法》是一項規定檔案檢查職責的規范，屬于《檔案法》中“統一制度”的范疇，適用于各級機關、企業事業單位以及其他組織的檔案檢查工作，各地團體應當遵照執行。但考慮到各地情況不同，《辦法》在統一規范基本程序的前提下，給予地方檔案主管部門一定的靈活度，比如可以根據實際情況制定檢查評價標準、合理調整檔案檢查結果等次等，以與既有做法和實際情況銜接、配套。

4.以檢查促進工作開展

《辦法》嚴格按照現有規范、標準要求編制，確定的檢查項目和要求與《機關檔案工作條例》《機關檔案管理規定》《科學技術檔案工作條例》《企業檔案工作規范》《檔案館建筑設計規范》《數字檔案室建設標準》等一一對應，既可以用于工作評價，也可以用作平時開展工作的指引，為受檢單位對照要求不斷提升檔案工作水平提供了便利。

主要內容

1.工作職責要求

根據《辦法》第六條，檔案主管部門在檔案檢查工作中主要承擔制定檔案檢查規章制度和檢查評價標準、開展檔案檢查、組織檢查業務培訓、指導本行政區域內檔案檢查工作4項工作職責，即制度建設、實施檢查、業務培訓和監督指導。這是檔案主管部門監督、指導、檢查職責在檢查工作中的具體體現。在檢查工作程序和要求中，《辦法》對這4項職責又作了進一步分解，規定檔案主管部門應當建立檢查人員和檢查對象名錄庫、制定年度工作計劃、發出檢查書面或口頭通知、組織實施檢查工作、出具檢查意見、公布檢查結果、督促指導受檢單位整改、組織復查、處理異議、進行責任追究等。

按照《辦法》規定，機關、團體、企業事業單位以及其他組織應當依法接受和配合檔案主管部門組織開展檔案檢查。在接受檢查工作過程中，各單位承擔報送自我檢查情況、采取補救措施、制定整改措施并按期整改落實、處理違反檔案法律法規的行為并報告有關情況、對檢查意見或復查意見提出異議、提請解決檢查中發現問題、舉報檢查違法違紀行為等職責。

2.檔案檢查內容

《辦法》第十條規定，檔案檢查內容包括檔案工作責任制和管理制度落實情況，檔案庫房、設施、設備配置使用情況，檔案工作人員管理情況，檔案收集、整理、保管、提供利用等情況，檔案信息化建設和信息安全保障情況，對所屬單位等的檔案工作監督和指導情況。這一規定與《檔案法》第四十二條保持一致。為了使檢查內容更具操作性，《辦法》要求檔案主管部門應當根據檢查內容建立檢查評價標準，對檔案檢查內容進行分解、細化，同時要求檢查評價標準客觀、規范、科學，符合工作實際。按照這一原則要求，《辦法》編制了《中央國家機關檔案檢查評價標準》《中央企業檔案檢查評價標準》，為省級以下檔案主管部門建立檢查評價標準提供了借鑒和參考。

3.檢查程序規定

《辦法》將檢查工作分為檢查準備、現場檢查、出具檢查意見、公布檢查結果等工作程序（如圖所示），并設置督促整改、責任追究兩個章節，確保檢查工作落地生效。其中，檢查準備的主要內容是確定檢查對象和檢查人員、發出書面或口頭通知。在確定檢查對象和人員時，可以根據受檢單位不同性質采取隨機抽取或其他方式。檢查通知一般應當提前30個工作日發出，特殊情況下，比如發生檔案安全事故等，可于檢查當日口頭通知。現場檢查是檔案檢查工作的核心環節，主要包括聽取受檢單位介紹、查閱材料詢問情況、進行實地檢查、填寫檔案檢查情況登記表等。在檢查結束后20個工作日內，檔案主管部門應當向受檢單位出具檢查意見。檔案檢查結束后，應當及時公布檢查結果。

對于檔案安全隱患或者檔案管理違法違紀行為，《辦法》給出了較為全面的工作要求，比如對于存在此類情況的單位，檔案主管部門應當及時組織開展檔案專項檢查；檢查中發現此類情況的，應當責令采取補救措施，消除隱患，停止違法違紀行為；對于檢查中存在此類情況的單位，檔案主管部門應當適時組織復查等。

實施建議

1.明晰檢查工作定位

從屬性上來說，檔案檢查屬于行政檢查，即行政主體依法定職權對行政管理相對人遵守法律、法規、規章，執行行政命令、決定的情況進行檢查、了解、監督的行政行為，在實務中一般作為行政執法的形式之一。檔案主管部門在開展檔案檢查時，應當充分考慮本地區專門的行政檢查、行政執法工作實踐情況，并注意遵循有關督查檢查考核等工作的統一規定、《國務院辦公廳關于全面推行行政執法公示制度執法全過程記錄制度重大執法決定法制審核制度的指導意見》等相關要求，依法依規開展工作。黨委、政府開展的督查工作，即各級黨委開展的督導檢查、縣級以上人民政府開展的監督檢查，分別屬于監督行政、行政監督的范疇，與檔案檢查在層級、性質、對象、內容等方面都存在較大區別，應當作出準確界定、區分，不能混淆。同時，考慮到檔案檢查工作實際，《辦法》規定，如果將檢查工作納入統一部署或其他依法依規開展的監督檢查考核工作的，應當按照相應規定執行，為檔案檢查納入相關工作一并開展提出了銜接性要求。

2.審慎確定檢查人員

檢查人員代表檔案主管部門行使職權，直接關系到法律法規的權威性和實施效果，因而要依法審慎選擇、確定檢查人員，并加強相關人員思想道德和素質教育，不斷提升業務能力和執法素養，確保檢查人員依法履職、有效履職。《辦法》對檢查人員提出了規范要求，比如檢查人員與檢查對象有利害關系的，應當回避；檢查人員在檢查工作中存在不當行為的，應當依紀依法處理或提請有關部門予以處理等。在組成人員方面，《辦法》規定檢查人員主要由檔案主管部門人員組成，可以吸納部分單位檔案工作人員和檔案專家輔助工作。換言之，應當以檔案主管部門人員為主、其他人員為輔去組建檢查人員隊伍，但無論何種身份，都應當取得檔案主管部門出具的資格證明。本地區對執法人員和資格管理有專門規定的，從其規定。

3.高度重視程序要求

程序正當是檔案檢查依法、公開、公正、公平進行的重要保證。前已述及，《辦法》對檔案檢查程序作出了比較詳細的規定，對于各項程序工作內容、時間限制都提出了明確要求，比如檢查結束20個工作日內出具檢查意見、復查結束后10個工作日內出具檢查意見、接到異議報告后20個工作日內出具處理意見、檢查人員被舉報后30個工作日內出具調查處理意見等。檔案檢查工作要增強程序意識，嚴格各項檢查程序要求，避免出現增加或遺漏程序、隨意調整程序順序、違反程序時效要求甚至徹底拋棄程序要求等，否則就會違背程序設置的初衷，不利于程序價值的實現，還會嚴重影響檢查工作的嚴肅性、實效性。

4.因地制宜注重實效

《辦法》第四條提出，檔案檢查工作要突出問題導向，注重工作實績。各地區要結合未來一段時間業務發展需要和本地實際情況，科學設計本地區檔案工作檢查評價標準，體現出不同發展程度、不同單位性質等之間的差異化要求，避免“一刀切”。部署和實施檢查工作時要突出問題導向，既著重發現落實中存在的問題，又及時了解有關規章制度需要完善的地方，積極解決或協調解決檔案檢查中發現的問題。要發揮好檢查結果的導向作用，若對檢查結果等次進行調整，要兼顧正面引導和負面激勵，督促各單位對照標準要求改進弱項，補足短板，不斷提高檔案工作水平，真正把檔案檢查工作的助推作用發揮出來。

作者單位：國家檔案局