《檔案檢查工作辦法》解讀
為貫徹落實新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）監(jiān)督檢查專章要求，統(tǒng)籌規(guī)范檔案檢查工作，推動檔案工作有效服務(wù)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，國家檔案局根據(jù)《檔案法》及其實施辦法等法律法規(guī)，并在嚴(yán)格遵循有關(guān)督查檢查考核工作要求基礎(chǔ)上，制定了《檔案檢查工作辦法》（以下簡稱《辦法》）。《辦法》共七章三十條，自2021年1月1日起施行。
基本思路
《辦法》的制定工作自2018?年10月啟動，按照“科學(xué)規(guī)范檢查工作、嚴(yán)格約束檢查行為、合理規(guī)劃各級權(quán)責(zé)、有效推動業(yè)務(wù)進步”的思路開展。
1.科學(xué)規(guī)范檢查工作
監(jiān)督檢查是檔案主管部門履行檔案管理職責(zé)的重要方式，是新修訂的《檔案法》中重點修訂加強的內(nèi)容之一。《辦法》在制定過程中，注意與新修訂的《檔案法》監(jiān)督檢查專章進行銜接，規(guī)定了各級檔案主管部門的工作職責(zé)、檢查內(nèi)容和方式，確定了檔案檢查的對象和內(nèi)容，明確了檢查工作的組織實施、督促整改、責(zé)任追究等程序要求，為依法開展檔案監(jiān)督檢查工作提供了制度依據(jù)。
2.嚴(yán)格約束檢查行為
《辦法》嚴(yán)格遵循《關(guān)于統(tǒng)籌規(guī)范督查檢查考核工作的通知》《關(guān)于持續(xù)解決困擾基層的形式主義問題為決勝全面建成小康社會提供堅強作風(fēng)保證的通知》等要求，強調(diào)按照分級負(fù)責(zé)原則開展檔案檢查，確需組織開展本行政區(qū)域內(nèi)檔案檢查的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行年度計劃和審批報備制度。要求嚴(yán)格限制檢查對象和檢查頻次，充分運用信息化手段提高檢查效率和質(zhì)量，減輕受檢單位工作負(fù)擔(dān)，與監(jiān)督檢查考核工作、解決基層形式主義問題的要求保持一致。
3.合理規(guī)劃各級權(quán)責(zé)
《辦法》是一項規(guī)定檔案檢查職責(zé)的規(guī)范，屬于《檔案法》中“統(tǒng)一制度”的范疇，適用于各級機關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織的檔案檢查工作，各地團體應(yīng)當(dāng)遵照執(zhí)行。但考慮到各地情況不同，《辦法》在統(tǒng)一規(guī)范基本程序的前提下，給予地方檔案主管部門一定的靈活度，比如可以根據(jù)實際情況制定檢查評價標(biāo)準(zhǔn)、合理調(diào)整檔案檢查結(jié)果等次等，以與既有做法和實際情況銜接、配套。
4.以檢查促進工作開展
《辦法》嚴(yán)格按照現(xiàn)有規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)要求編制，確定的檢查項目和要求與《機關(guān)檔案工作條例》《機關(guān)檔案管理規(guī)定》《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》《企業(yè)檔案工作規(guī)范》《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》《數(shù)字檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》等一一對應(yīng)，既可以用于工作評價，也可以用作平時開展工作的指引，為受檢單位對照要求不斷提升檔案工作水平提供了便利。
主要內(nèi)容
1.工作職責(zé)要求
根據(jù)《辦法》第六條，檔案主管部門在檔案檢查工作中主要承擔(dān)制定檔案檢查規(guī)章制度和檢查評價標(biāo)準(zhǔn)、開展檔案檢查、組織檢查業(yè)務(wù)培訓(xùn)、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)檔案檢查工作4項工作職責(zé)，即制度建設(shè)、實施檢查、業(yè)務(wù)培訓(xùn)和監(jiān)督指導(dǎo)。這是檔案主管部門監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查職責(zé)在檢查工作中的具體體現(xiàn)。在檢查工作程序和要求中，《辦法》對這4項職責(zé)又作了進一步分解，規(guī)定檔案主管部門應(yīng)當(dāng)建立檢查人員和檢查對象名錄庫、制定年度工作計劃、發(fā)出檢查書面或口頭通知、組織實施檢查工作、出具檢查意見、公布檢查結(jié)果、督促指導(dǎo)受檢單位整改、組織復(fù)查、處理異議、進行責(zé)任追究等。
按照《辦法》規(guī)定，機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)依法接受和配合檔案主管部門組織開展檔案檢查。在接受檢查工作過程中，各單位承擔(dān)報送自我檢查情況、采取補救措施、制定整改措施并按期整改落實、處理違反檔案法律法規(guī)的行為并報告有關(guān)情況、對檢查意見或復(fù)查意見提出異議、提請解決檢查中發(fā)現(xiàn)問題、舉報檢查違法違紀(jì)行為等職責(zé)。
2.檔案檢查內(nèi)容
《辦法》第十條規(guī)定，檔案檢查內(nèi)容包括檔案工作責(zé)任制和管理制度落實情況，檔案庫房、設(shè)施、設(shè)備配置使用情況，檔案工作人員管理情況，檔案收集、整理、保管、提供利用等情況，檔案信息化建設(shè)和信息安全保障情況，對所屬單位等的檔案工作監(jiān)督和指導(dǎo)情況。這一規(guī)定與《檔案法》第四十二條保持一致。為了使檢查內(nèi)容更具操作性，《辦法》要求檔案主管部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)檢查內(nèi)容建立檢查評價標(biāo)準(zhǔn)，對檔案檢查內(nèi)容進行分解、細(xì)化，同時要求檢查評價標(biāo)準(zhǔn)客觀、規(guī)范、科學(xué)，符合工作實際。按照這一原則要求，《辦法》編制了《中央國家機關(guān)檔案檢查評價標(biāo)準(zhǔn)》《中央企業(yè)檔案檢查評價標(biāo)準(zhǔn)》，為省級以下檔案主管部門建立檢查評價標(biāo)準(zhǔn)提供了借鑒和參考。
3.檢查程序規(guī)定
《辦法》將檢查工作分為檢查準(zhǔn)備、現(xiàn)場檢查、出具檢查意見、公布檢查結(jié)果等工作程序（如圖所示），并設(shè)置督促整改、責(zé)任追究兩個章節(jié)，確保檢查工作落地生效。其中，檢查準(zhǔn)備的主要內(nèi)容是確定檢查對象和檢查人員、發(fā)出書面或口頭通知。在確定檢查對象和人員時，可以根據(jù)受檢單位不同性質(zhì)采取隨機抽取或其他方式。檢查通知一般應(yīng)當(dāng)提前30個工作日發(fā)出，特殊情況下，比如發(fā)生檔案安全事故等，可于檢查當(dāng)日口頭通知。現(xiàn)場檢查是檔案檢查工作的核心環(huán)節(jié)，主要包括聽取受檢單位介紹、查閱材料詢問情況、進行實地檢查、填寫檔案檢查情況登記表等。在檢查結(jié)束后20個工作日內(nèi)，檔案主管部門應(yīng)當(dāng)向受檢單位出具檢查意見。檔案檢查結(jié)束后，應(yīng)當(dāng)及時公布檢查結(jié)果。
對于檔案安全隱患或者檔案管理違法違紀(jì)行為，《辦法》給出了較為全面的工作要求，比如對于存在此類情況的單位，檔案主管部門應(yīng)當(dāng)及時組織開展檔案專項檢查；檢查中發(fā)現(xiàn)此類情況的，應(yīng)當(dāng)責(zé)令采取補救措施，消除隱患，停止違法違紀(jì)行為；對于檢查中存在此類情況的單位，檔案主管部門應(yīng)當(dāng)適時組織復(fù)查等。
實施建議
1.明晰檢查工作定位
從屬性上來說，檔案檢查屬于行政檢查，即行政主體依法定職權(quán)對行政管理相對人遵守法律、法規(guī)、規(guī)章，執(zhí)行行政命令、決定的情況進行檢查、了解、監(jiān)督的行政行為，在實務(wù)中一般作為行政執(zhí)法的形式之一。檔案主管部門在開展檔案檢查時，應(yīng)當(dāng)充分考慮本地區(qū)專門的行政檢查、行政執(zhí)法工作實踐情況，并注意遵循有關(guān)督查檢查考核等工作的統(tǒng)一規(guī)定、《國務(wù)院辦公廳關(guān)于全面推行行政執(zhí)法公示制度執(zhí)法全過程記錄制度重大執(zhí)法決定法制審核制度的指導(dǎo)意見》等相關(guān)要求，依法依規(guī)開展工作。黨委、政府開展的督查工作，即各級黨委開展的督導(dǎo)檢查、縣級以上人民政府開展的監(jiān)督檢查，分別屬于監(jiān)督行政、行政監(jiān)督的范疇，與檔案檢查在層級、性質(zhì)、對象、內(nèi)容等方面都存在較大區(qū)別，應(yīng)當(dāng)作出準(zhǔn)確界定、區(qū)分，不能混淆。同時，考慮到檔案檢查工作實際，《辦法》規(guī)定，如果將檢查工作納入統(tǒng)一部署或其他依法依規(guī)開展的監(jiān)督檢查考核工作的，應(yīng)當(dāng)按照相應(yīng)規(guī)定執(zhí)行，為檔案檢查納入相關(guān)工作一并開展提出了銜接性要求。
2.審慎確定檢查人員
檢查人員代表檔案主管部門行使職權(quán)，直接關(guān)系到法律法規(guī)的權(quán)威性和實施效果，因而要依法審慎選擇、確定檢查人員，并加強相關(guān)人員思想道德和素質(zhì)教育，不斷提升業(yè)務(wù)能力和執(zhí)法素養(yǎng)，確保檢查人員依法履職、有效履職。《辦法》對檢查人員提出了規(guī)范要求，比如檢查人員與檢查對象有利害關(guān)系的，應(yīng)當(dāng)回避；檢查人員在檢查工作中存在不當(dāng)行為的，應(yīng)當(dāng)依紀(jì)依法處理或提請有關(guān)部門予以處理等。在組成人員方面，《辦法》規(guī)定檢查人員主要由檔案主管部門人員組成，可以吸納部分單位檔案工作人員和檔案專家輔助工作。換言之，應(yīng)當(dāng)以檔案主管部門人員為主、其他人員為輔去組建檢查人員隊伍，但無論何種身份，都應(yīng)當(dāng)取得檔案主管部門出具的資格證明。本地區(qū)對執(zhí)法人員和資格管理有專門規(guī)定的，從其規(guī)定。
3.高度重視程序要求
程序正當(dāng)是檔案檢查依法、公開、公正、公平進行的重要保證。前已述及，《辦法》對檔案檢查程序作出了比較詳細(xì)的規(guī)定，對于各項程序工作內(nèi)容、時間限制都提出了明確要求，比如檢查結(jié)束20個工作日內(nèi)出具檢查意見、復(fù)查結(jié)束后10個工作日內(nèi)出具檢查意見、接到異議報告后20個工作日內(nèi)出具處理意見、檢查人員被舉報后30個工作日內(nèi)出具調(diào)查處理意見等。檔案檢查工作要增強程序意識，嚴(yán)格各項檢查程序要求，避免出現(xiàn)增加或遺漏程序、隨意調(diào)整程序順序、違反程序時效要求甚至徹底拋棄程序要求等，否則就會違背程序設(shè)置的初衷，不利于程序價值的實現(xiàn)，還會嚴(yán)重影響檢查工作的嚴(yán)肅性、實效性。
4.因地制宜注重實效
《辦法》第四條提出，檔案檢查工作要突出問題導(dǎo)向，注重工作實績。各地區(qū)要結(jié)合未來一段時間業(yè)務(wù)發(fā)展需要和本地實際情況，科學(xué)設(shè)計本地區(qū)檔案工作檢查評價標(biāo)準(zhǔn)，體現(xiàn)出不同發(fā)展程度、不同單位性質(zhì)等之間的差異化要求，避免“一刀切”。部署和實施檢查工作時要突出問題導(dǎo)向，既著重發(fā)現(xiàn)落實中存在的問題，又及時了解有關(guān)規(guī)章制度需要完善的地方，積極解決或協(xié)調(diào)解決檔案檢查中發(fā)現(xiàn)的問題。要發(fā)揮好檢查結(jié)果的導(dǎo)向作用，若對檢查結(jié)果等次進行調(diào)整，要兼顧正面引導(dǎo)和負(fù)面激勵，督促各單位對照標(biāo)準(zhǔn)要求改進弱項，補足短板，不斷提高檔案工作水平，真正把檔案檢查工作的助推作用發(fā)揮出來。
作者單位：國家檔案局
